การแจ้งเตือน หมดอายุ หรือ เกินกำหนด ใน Excel 2010

สมมติว่า มีวันเดือนปีที่เริ่มต้น และต้องการตรวจสอบว่า วันดังกล่าว หมดอายุ หรือ เกินกำหนด ใน Excel 2010 จะทำอย่างไร

ถ้าเป็นวันเดือนปี ในภาษาอังกฤษ ไม่น่าจะมีปัญหา เพราะเอามา บวกลบ กันก็เสร็จ แต่สำหรับ ประเทศไทย ที่ใช้ วัน เดือน ปี เป็นปี พุทธศักราช มีปัญหามาก เพราะการเทียบเคียงว่าหมดอายุ หรือ เกินกำหนด ต้องเทียบเคียงกับวันปัจจุบัน ซึ่ง จะหาได้จาก ฟังก์ชั่น Now() ซึ่งให้ค่าออกมาเป็น ปี คริสศักราช พอเอามา บวกลบ กับปีพุทธศักราช ผลที่ได้ ก็ไม่เป็นไปตามที่คิดไว้

การแก้ปัญหาง่ายนิดเดียว เหมือนเส้นผมบังภูเขา

ใน Excel 2010 มีรูปแบบเซลล์ที่เป็นปีพุทธศักราช และมีปุ่มให้คลิกว่า การป้อนข้อมูลให้สอดคล้องกับปีปฏิทินที่เลือก เพียงเท่านี้ Excel ก็จะดำเนินการทุกอย่างให้

ข้อสำคัญคือ ต้องกำหนดรูปแบบของเซลล์เสียก่อน ให้ถูกต้อง ถ้าพิมพ์ข้อมูลเข้าไปแล้ว แล้วไปกำหนดรูปแบบเซลล์ทีหลัง ก็จะไม่ได้ผลที่คาดไว้

มาดูตัวอย่างกันนะครับ

สมมุติว่า เราต้องการทำให้ได้ ดังภาพข้างล่างนี้

จากภาพ จะเห็นว่า ช่วง C2:C23 เป็นวันเริ่มต้นที่จะเอามาคิดวันหมดอายุ เซลล์ E2 เป็นวันที่ปัจจุบันซึ่งได้มาจากสูตร =Now() และ G2 เป็นกำหนดระยะเวลาที่หมดอายุ

ในตัวอย่าง กำหนดไว้ให้มีวันหมดอายุ คือ 10 วัน และถ้าดูในช่วง C2:C23 จะเห็นว่า วันที่หมดอายุ จะมีสีแดงเป็นสีพื้น เป็นการเตือนให้ทราบว่า หมดอายุแล้ว

การใช้สี แจ้งเตือนวันหมดอายุ หรือ เกินกำหนด ตามตัวอย่างข้างต้น แบ่งออกเป็น 2 ตอน คือ

1. เตรียมการเบื้องต้น ได้แก่การกำหนดรูปแบบของเซลล์ และการป้อนข้อมูล
2. การเปลี่ยนสีพื้นเมื่อเกินกำหนด หรือ หมดอายุ

ทำโดยใช้หลักการข้างต้น ดังนี้

เตรียมการเบื้องต้น

1. ก่อนอื่น ต้องกำหนดรูปแบบของเซลล์ที่จะเป็นวันที่เริ่มต้น โดยลากดำ และคลิกขวา เลือกจัดรูปแบบเซลล์ ในช่วง C3 ถึง C23 (หรือลากดำ ช่วง C3:C23 แล้วกด Ctrl + 1 จะเปิดหน้าจอจัดรูปแบบเซลล์)
   
   
2. เลือก รูปแบบเซลล์ที่เป็นวันที่ กำหนดรูปแบบปี พ.ศ. แบบเต็ม เลือกปีปฏิทินแบบพุทธศักราช และที่สำคัญคือต้องคลิก ป้อนวันที่ที่สอดคล้องกับปฏิทินที่เลือก ดังภาพ
   
3. พิมพ์วันที่ลงในช่วง C2:C23 โดยพิมพ์วันที่ 1/1/2554 ที่เซลล์ C2 แล้วลาก Fill handle ลงมาจนถึงเซลล์ C23 ดังภาพ
   
4. จัดรูปแบบเซลล์ของช่องวันที่ปัจจุบัน โดยคลิกที่ E2 และกด Ctrl + 1 จะเปิดหน้าจอ จัดรูปแบบเซลล์ ให้กำหนดรูปแบบ ดังภาพ
   
5. พิมพ์ =Now() ในช่อง E2 เพื่อเรียกใช้วันที่ปัจจุบัน
   
6. เมื่อกด Enter จะได้ วัน เดือน ปี ที่เป็นปัจจุบัน ดังภาพ (ถ้าไม่กำหนดรูปแบบเซลล์ และไม่เลือกการป้อนวันที่ จะไม่ได้ตามภาพข้างล่างนี้นะครับ)
   
7. ระบุจำนวนวัน หรือช่วงระยะเวลาในเซลล์ G2 ในตัวอย่างให้เวลาไว้ 10 วัน
   

การเปลี่ยนสีพื้นเมื่อหมดอายุ หรือ เกินกำหนดแล้ว

1. ลากดำเลือกเซลล์ C2:C23
   
2. ไปที่เมนู จัดรูปแบบตามเงื่อนไข > จัดการกฏ...
   
3. คลิกปุ่ม สร้างกฏ...
   
4. เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ
   
5. พิมพ์สูตรเพื่อเปรียบเทียบวันเริ่มต้น (C2) กับวันที่ปัจจุบัน (E2) ว่า มากกว่า วันที่กำหนด(G2) หรือไม่ โดยพิมพ์ ดังนี้ =(E2-C2)>G2
   
6. ถ้าสูตรนี้เป็นจริง คือ มากกว่า 10 วัน ตามที่ระบุ การกำหนดสีพื้นจะเป็นไปตามลักษณะที่ระบุ
   
7. ต่อมาให้ระบุลักษณะสีพื้นที่ต้องการ โดยคลิกที่ปุ่ม รูปแบบ
   
8. และเลือกสีพื้นที่ต้องการ
   
9. เมื่อคลิก ตกลง จะกลับมาสู่หน้าจอเดิม และจะเห็นสีพื้นที่กำหนด
   
10. คลิกตกลง จะกลับมาที่หน้าจอเดิม
    
11. เมื่อคลิกตกลง จะเห็นสีพื้นเกิดขึ้นในเซลล์ C2 ซึ่งเกินกำหนด 10 วันแล้ว นับถึงวันปัจจุบัน
    

จากนี้ เราจะคัดลอกลักษณะพื้นหลัง ไปยังเซลล์ข้อมูลอื่น ๆ ดังนี้

1. คลิกเลือกเซลล์ C2 ซึ่งเป็นเซลล์ที่เราจัดรูปแบบพื้นไว้แล้วข้างต้น
   
2. คลิกเลือกเครื่องมือ ตัวคัดวางรูปแบบ
   
3. ลากคลุมบริเวณข้อมูลทั้งหมด จะเห็นวันที่เกินกำหนดเปลี่ยสีพื้นเป็นสีแดง และวันที่ยังไม่เกินกำหนด เป็นสีปกติ
   
4. ถ้าเปลี่ยนกำหนดวัน เช่น ปรับให้น้อยลง เป็น 5 วัน จะเห็นว่า จำนวนวันที่เกินกำหนด ก็จะเปลี่ยนไปด้วย
   

ถ้าต้องการ ตรวจสอบวันหมดอายุ โดยใช้ช่วงระยะเวลาเป็นเดือน คลิกที่นี่