การปรับข้อมูลในตาราง โดยใช้ข้อมูลอีกตาราง Access 2010

บางครั้ง เราต้องการตรวจสอบข้อมูลในตารางข้อมูล โดยมีข้อมูลที่ถูกต้องซึ่งเก็บไว้อีกตารางหนึ่ง เช่น จากตัวอย่างต่อไปนี้
เรามีตารางราง tblCode เก็บรหัสอำเภอ และชื่ออำเภอ ส่วน ตาราง tblData ที่ผู้ใช้กรอกเข้ามา มีข้อมูล รหัสอำเภอ ชื่ออำเภอ ชื่อคน และ อายุ

ตาราง tblCode

ตาราง tblData

เราต้องการตรวจสอบข้อมูล ว่า รหัสอำเภอในตาราง tblData นั้นถูกต้องหรือไม่ โดยให้ตรวจสอบจากรหัสอำเภอ ในตาราง tblCode

วิธีการ

สร้าง แบบสอบถามชนิดปรับปรุง หรือ Update Query เพื่อให้แก้ไขข้อมูลรหัสอำเภอในตาราง tblData แต่มีข้อแม้ว่า ชื่ออำเภอในตาราง tblData จะต้องถูกต้อง และมีอยู่ในตาราง tblCode ด้วย

ขั้นตอน

สร้างแบบสอบถาม โดยไปที่แท็บ สร้าง > กลุ่มแบบสอบถาม > ออกแบบ แบบสอบถาม
เลือกตาราง tblCode และ ตาราง tblData
กำหนดความสัมพันธ์ฟิลด์ที่มีชื่ออำเภอทั้งสอง โดยลากฟิลด์ amph ของ ตาราง tblCode มาวางไว้ที่ฟิลด์ dataAmp ของตาราง tblData จะเห็นว่ามีเส้นความสัมพันธ์เชื่อมฟิลด์ทั้งสองฟิลด์
ดับเบิ้ลคลิกที่ฟิลด์ aCode ของตาราง tblData ซึ่งเป็นฟิลด์ที่เราต้องการตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้อง ชื่อฟิลด์จะไปปรากฎในฟิลด์ ดังภาพ
เปลี่ยนชนิดของแบบสอบถาม เป็นชนิด ปรับปรุง หรือ Update Query โดย ไปที่แท็บ ออกแบบ กลุ่มชนิดของแบบสอบถาม เลือก ปรับปรุง
ที่ช่อง ปรับปรุงเป็น ให้ระบุชื่อตาราง tblCode และฟิลด์ Code คือให้ปรับปรุงทุกฟิลด์ในตาราง tblData โดยให้รหัสตรงกับชื่อฟิลด์ โดยพิมพ์ชื่อตารางรางและคั่นด้วยเครื่องหมายจุด ดังนี้ tblCode.Code โปรแกรมจะใส่เครื่องหมายวงเล็บใหญ่ให้ ดังภาพ (หรือจะพิมพ์ใส่ไปด้วยก็ได้)
กดปุ่มเครื่องหมายตกใจ ในกลุ่มผลลัพธ์
โปรแกรมจะแจ้งให้ทราบว่า จะมีฟิลด์ที่ถูกปรับปรุงทั้งหมดเท่าไร
กด ใช่
กลับไปดูข้อมูลในตาราง tblData จะเห็นว่า ข้อมูลถูกปรับปรุงเรียบร้อยแล้ว ทุกอำเภอมีรหัสถูกต้องตามตาราง tblCode
ถ้าดูแบบ SQL จะเห็นโค้ด ดังนี้

UPDATE tblCode INNER JOIN tblData ON tblCode.amph = tblData.dataAmp SET tblData.aCode = [tblCode].code;
ในกรณีที่มีอำเภอ ที่ไม่มีรายชื่ออยู่ในตาราง จะไม่มีการปรับข้อมูล เช่น ในกรณีที่มีคนเพิ่มมาอีก 2 คน แต่มีคนหนึ่งมาจาก โพธาราม ซึ่งอำเภอนี้ไม่มีในตาราง tblCode เมื่อเรียกใช้ Query1 ให้ตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุงข้อมูล จะเห็นว่า อำเภอ โพธาราม จะไม่เปลี่ยนแปลงอย่างใด