การนำเข้าข้อมูล Access จาก Excel

เมื่อมีความจำเป็นต้องนำข้อมูลจาก Excel เข้าโปรแกรม Access สามารถทำได้โดยง่าย เพราะ Access มีเมนูการนำเข้าข้อมูลจากภายนอกอยู่แล้ว สามารถนำเข้าจากไฟล์ข้อความ (Text File) ไฟล์ XML และไฟล์ Excel

เมื่อนำข้อมูลเข้า Access ข้อมูลจะไปอยู่ในตารางที่กำหนด โดยต่อท้ายจากข้อมูลที่มีอยู่เดิม หรือ ถ้าต้องการให้สร้างตารางใหม่ สำหรับข้อมูลที่นำเข้า ก็สามารถทำได้

หลักการนำเข้าข้อมูลจาก Excel

เคล็ดลับที่สำคัญคือ ต้องกำหนดชื่อหัวคอลัมน์ ให้เป็นชื่อฟิลด์ในตารางที่นำเข้า ข้อมูลที่นำเข้าไม่จำเป็นต้องครบทุกฟิลด์ในตาราง แต่ที่สำคัญคือต้องดูชนิดของข้อมูลให้ตรงกันด้วย และตารางที่จะนำเข้าข้อมูลต้องไม่กำลังเปิดใช้งาน มิฉะนั้นเวลานำเข้าข้อมูล โปรแกรม Access จะเกิดหน้าจอถามว่าตารางกำลังเปิดอยู่จะให้ปิดหรือไม่ ถ้าไม่ปิดก็จะไม่สามารถนำเข้ามูลไปต่อท้ายได้

ตัวอย่างการนำเข้าข้อมูลจาก Excel

ในตัวอย่างนี้ ฐานข้อมูล Access ประกอบด้วย 2 ตาราง คือ Table1 และ Table2 ตาราง Table1 มีฟิลด์ 3 ฟิลด์ คือ ID ชนิดข้อมูลเป็น AutoNumber ฟิลด์ ชื่อ ข้อมูลเป็นชนิด Text และ ฟิลด์ จังหวัด ข้อมูลเป็น ชนิด Text
ต้องการนำเข้าข้อมูลจาก Excel เข้า Table1 โดยนำเข้าเฉพาะชื่อเท่านั้น

ข้อมูลในฐานข้อมูล Access

วิธีการ

เตรียมข้อมูลในโปรแกรม Excel โดยให้มีหัวเป็นชื่อเดียวกับชื่อฟิลด์ที่ต้องการนำเข้าข้อมูลของ Table1
เปิดไฟล์ Access ที่จะนำเข้าข้อมูล
ไปที่แถบ ข้อมูลภายนอก กลุ่มนำเข้าและเชื่อมโยง เลือก Excel
เลือกไฟล์ที่จะนำเข้า โดยคลิกปุ่ม เลือกไฟล์... และเลือกไฟล์ Excel ที่ได้เตรียมข้อมูลไว้แล้ว
เลือก ผนวกสำเนาของระเบียนไปยังตาราง และคลิกเลือก Table1 เพราะเป็นตารางที่ต้องการนำเข้ามูลไปต่อท้าย
คลิกปุ่ม ตกลง
ตรวจสอบข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่ จากตัวอย่างนี้ แสดงว่าถูกต้องแล้ว เพราะเป็นข้อมูลที่ต้องการนำเข้าไปต่อท้าย
ถ้าเป็นข้อมูลที่อยู่ใน Sheet อื่น ก็ให้เลือก Sheet ให้ถูก หรือ ต้องการนำเข้าเฉพาะบางส่วนของข้อมูลใน Sheet ก็ทำได้ โดยระบุชื่อช่วงข้อมูล
กดปุ่ม ถัดไป
ถ้าไม่ได้ระบุส่วนหัวที่เป็นชื่อฟิลด์ Access จะใช้บรรทัดแรกเป็นชื่อฟิลด์ซึ่งจะไม่ถูกต้อง
กดปุ่มถัดไป และตรวจสอบ
กดปุ่ม เสร็จสิ้น จะมีหน้าจอรายงานผล ให้คลิกปิด
เมื่อดูข้อมูลในตาราง Table1 จะเห็นมีข้อมูลเพิ่มขึ้นมา ในฟิลด์ ชื่อ ส่วนจังหวัดของข้อมูลใหม่ จะไม่มี เนื่องจากเราไม่ได้นำเข้ามา