การคัดลอกข้อมูล จาก Excel ลงตารางในโปรแกรม กองทุนหมู่บ้าน

หลายคน ต้องการนำข้อมูลเก่าจาก Excel มาเข้าในโปรแกรมกองทุนหมู่บ้าน ซึ่งใช้โปรแกรม Microsoft Access จะทำได้อย่างไร

การคัดลอกข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access สามารถทำได้หลายวิธี เช่น การคัดลอกจาก Excel แล้วมาวางในตารางของ Access หรือ จาก Access สามารถใช้เมนูการนำเข้าข้อมูลจาก Excel หรือ จะใช้การลิงค์ข้อมูล ก็ได้ แต่ในที่นี้ จะใช้วิธีที่ง่ายที่สุด คือการคัดลอกจาก Excel แล้วมาวางในตารางของ Access



โปรแกรมกองทุนหมู่บ้าน มีตารางหลักที่เก็บข้อมูล 2 ตารางคือ

1. ตาราง tblCustomers  เก็บข้อมูลเกี่ยวกับสมาชิก และ 
2. ตาราง tblMainTable เก็บข้อมูลการทำธุรกรรมของสมาชิก

หลักการคัดลอก และวางข้อมูล จาก Excel ไปยัง Access

1. ไฟล์ข้อมูลใน Excel ต้องจัดให้เป็นข้อมูลชุดเดียวกัน คือ ข้อมูลจะต้องไม่มีแถวว่างคั่น เพราะการมีแถวว่างคั่น จะถือว่าเป็นข้อมูลคนละชุดกัน
2. ต้องกำหนดชื่อหัวตารางใน Excel ให้ตรงกับชื่อฟิลด์ในตารางที่ต้องการเพิ่มข้อมูล แต่ถ้าต้องการวางเป็นตารางใหม่ใน Access ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นชื่อที่ตรงกัน เพราะ Access จะยึดเอาชื่อหัวตารางใน Excel เป็นชื่อฟิลด์
3. กำหนดขอบเขตและคัดลอกข้อมูลจาก Excel ที่สำคัญต้องให้ครอบคลุมส่วนที่เป็นหัวตารางด้วย
4. ไปที่ตารางของ Access ที่ต้องการวางข้อมูล โดยใช้มุมมองแผ่นข้อมูล (Data Sheet)
5. กำหนดขอบเขต โดยลากให้ครอบคลุมชื่อฟิลด์ในตาราง
6. ถ้าไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่ก่อน ให้เลือก วาง หรือกด Ctrl+V
7. ถ้ามีข้อมูลอยู่บ้างแล้ว ต้องการเพิ่มข้อมูลใหม่ ให้เลือก การวางเพื่อผนวกข้อมูล (Append)
8. ข้อมูลจาก Excel จะไปอยู่ในตาราง Access ตามต้องการ

วิธีการ

การคัดลอกข้อมูลจาก Excel ไปวางในตาราง tblCustomers

1. เปิดโปรแกรม Excel ในตัวอย่างนี้ใช้ Excel 20105
2. พิมพ์หัวตาราง และใส่ข้อมูล ดังภาพ
   
   
3. ข้อมูลหลักที่ใช้งานจริง มีจำนวน 4 ฟิลด์ 
4. ฟิลด์ idMain เว้นไว้ เพราะโปรแกรมจะเติมให้โดยอัตโนมัติ
5. เปิดโปรแกรมกองทุนหมู่บ้าน โดยกดปุ่ม shift ค้างไว้และคลิกที่ไอคอน กองทุนหมู่บ้าน
   
   
6. เปิดตาราง tblCustomers มุมมอง แผ่นข้อมูล
   
   
7. ไปที่ Excel ลากบริเวณข้อมูลที่ต้องการค้ดลอก โดยให้ครอบคลุมชื่อฟิลด์ด้วย แล้วคลิก คัดลอก
   
   
8. ไปที่โปรแกรมกองทุนหมู่บ้าน ลากดำให้ครอบคลุมฟิลด์ที่ต้องการวางข้อมูล
   
   
9. ไปที่เมนู วาง เลือก การวางเพื่อผนวกข้อมูล (ในกรณีที่ต้องการเพิ่มข้อมูลจากที่มีอยู่แล้ว)
   
   
10. โปรแกรมจะให้แจ้งข้อมูล พร้อมทั้งถามอีกครั้ง ให้แน่ใจ ให้ตอบ ใช่
                    
    
11. ข้อมูล จะเพิ่มเข้าตาราง ดังภาพ
                             
    

การนำข้อมูลจาก Excel เข้าตาราง tblMainTable ก็ทำในทำนองเดียวกัน แต่มีข้อควรระวัง คือ

1. ชื่อหัวฟิลด์ ใน Excel และ กองทุนหมู่บ้าน ต้องเหมือนกัน tblMainTable มีทั้งหมด 12 ฟิลด์
   1. idMain = เลขที่ระเบียนข้อมูล ส่วนนี้ไม่ต้องนำเข้า เพราะโปรแกรมจะเพิ่มให้เองโดยอัตโนมัติ
   2. custID = เลขที่บัญชีของสมาชิก
   3. stName = ชื่อ-นามสกุลสมาชิกแบบเต็ม เช่น นายประกอบ อยู่ดี
   4. date = วันที่ทำธุรกรรม
   5. transaction = ชนิดการทำธุรกรรม (01=เปิดบัญชี 02=ฝาก 03=ถอน 04=ดอกเบี้ยประจำปี 05=ปิดบัญชี 06=รายได้ธนาคาร 07=รายจ่ายธนาคาร 08 = รายได้ที่ไม่นำมาปันผล 09=ฝากเงินหุ้น 10=ถอนเงินหุ้น)
   6. amount = จำนวนเงินที่ทำธุรกรรมครั้งนั้น ๆ
   7. balanced = ยอดคงเหลือ
   8. interest = ดอกเบี้ย
   9. isIntUsed = ดอกเบี้ยได้ถูกนำไปใช้หรือยัง หมายถึงได้มีการคิดดอกเบี้ยที่รวมรายการตั้งแต่ก่อนหน้านี้ จนถึงรายการนี้แล้วหรือยัง
   10. isClosed = ปิดบัญชีแล้วหรือยัง
   11. tellerID = รหัสประจำตัวเจ้าหน้าที่ที่ทำรายการนี้
   12. tellerName = ชื่อเจ้าหน้าที่ที่ทำรายการนี้
2. ชื่อและนามสกุล ต้องเหมือนในตาราง  tblCustomers
3. ข้อมูลในคอลัมน์ Date ของ excel ให้กำหนดข้อมูลเป็นรูปแบบ Date
4. ตัวอย่างการจัดข้อมูลใน Excel เพื่อนำเข้าตาราง tblMainTable