ทองจุล ขันขาว

สภาพปัญหา  เวลาคนไทยพิมพ์ภาษาอังกฤษ บางทีเว้นวรรคระหว่างคำ มากกว่า 1 วรรค ซึ่งไม่ถูกต้อง ทำให้เสียเวลาต้องมาแก้ไขลบวรรคออก ซึ่งต้องใช้เวลามาก ดังภาพ หลักการแก้ไข ใช้ Regular Expressions ค้นหาและแทนที่ โดยการค้นหาเว้นวรรคหลังคำแต่ละคำ ถ้ามีตั้งแต่ 2 วรรคขึ้นไป ก็ให้แทนที่ด้วยเว้นวรรค จำนวน 1 วรรค วิธีการ เปิดไฟล์ MS Word ที่มีข้อความที่ต้องแก้ไข ไปที่แถบ Replace หรือ แทนที่ ที่ช่อง ค้นหา ให้พิมพ์ ( ){2,} และช่อง แทนที่ ให้พิมพ์ \1 และคลิกปุ่ม เพิ่มเติม เลือก ใช้ Wildcard กดปุ่ม แทนที่ทั้งหมด จะเกิดหน้าจอ รายงานให้ทราบว่า พบและแทนที่ตามคำสั่งทั้งหมด กี่ตัว คลิกปุ่ม OK และปุ่ม ปิด Close จะได้ข้อความที่แก้ไขแล้ว ดังภาพ ถ้าต้องการยกเลิก ให้กด Ctrl+z จะคืนค่าให้เหมือนเดิม ดูวิธีการใช้ Regular Expression สำหรับการค้นหา และแทนที่ได้ ที่ https://support.office.com/en-us/article/Find-and-replace-text-by-using-regular-expressions-Advanced-eeaa03b0-e9f3-4921-b1e8-85b0ad1c427f#__toc282774574

SUBSTITURE และ REPLACE ของ Excel ใช้แทนที่ข้อความเหมือนกัน ต่างกันที่ ถ้าเราทราบตำแหน่งของข้อความเดิมที่จะไปแทนที่ ให้ใช้ Replace แต่ถ้าเราไม่ทราบตำแหน่ง ให้ใช้ Substitute รูปแบบการใช้งาน SUBSTITUTE(text, "old_text", "new_text", instance_num)    text:  ตำแหน่งข้อความที่จะนำมาเปลี่ยน เช่น A1    old_text: ข้อความเดิมที่ต้องการจะเปลี่ยน    new_text:  ข้อความที่ต้องการให้เปลี่ยนเป็นข้อความนี้    instance_num:  ระบุจำนวนครั้งของข้อความที่เกิดขึ้นในข้อความที่จะนำมาเปลี่ยน ที่ต้องการเปลี่ยน (งง เหมือนกัน อ่านต่ออีกซักหน่อยนะครับ)  ถ้าไม่ระบุ Excel จะเปลี่ยนข้อความนั้น ๆ ทีมีอยู่ในข้อความทุกครั้ง เช่น ข้อความเดิมคือ 24122341225 ถ้าต้องการเปลี่ยนเลข 41 เป็น 55 จะมีการเปลี่ยน 2 ครั้ง เพราะหมายเลข 41 มีปรากฏในข้อความที่ระบุ 2 ครั้ง คือ ปราฏครั้งที่ 1 ตำแหน่งที่ 2 และ ปรากฏครั้งที่ 2 ตำแหน่งที่ 7 (ดังนี้ 2 41 223 41 225) ดังนั้น ถ้าไม่ระบุ instance_num โปรแกรม Excel จะระบุให้ทั้ง 2 แห่ง แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนเฉพาะ แต่ถ้าต้องการเปลี่ยนเฉพาะแห่งแรก ต้องระบุเป็น 1 เพราะเท่าก